Maîtrisez l'Art de l'Organisation d'Événements avec Odoo : Votre Guide pour une Gestion Efficace et Centralisée

Sur un marché en constante évolution avec une concurrence de plus en plus rude, la réussite d’un évènement exige de la précision, une coordination transparente, une gestion efficace et une centralisation des données.

Nous vous présentons le module Odoo Event : une solution complète qui transforme la planification, les opérations, l'exécution, la gestion des participants, speakers et l'analyse d'événements.

Organisation, promotion, billetterie : une gestion évènementielle transparente optimisée avec Odoo Event :

Ce qui différencie l'application Événements d'Odoo de la plupart des logiciels événementiels, c'est qu'elle couvre tous les aspects du travail d'un chef de projet ou gestionnaire d'événements : de l'organisation à la visibilité, de la promotion à la vente. Cela s'applique à tout type d'événement, y compris les conférences, réunions, séminaires, concerts, formations et webinaires.

1. Création fluide d'événements :

Le voyage commence par une interface conviviale qui simplifie la création d'événements. La fonctionnalité glisser déposer d'Odoo Event permet aux organisateurs de configurer sans effort des événements, de définir des dates, des lieux et d'allouer des ressources. Cette conception intuitive garantit que même les utilisateurs ayant une expertise technique minimale peuvent créer des événements convaincants et bien organisés. Dans la même interface de gestion, vous gérez le site internet de l’évènement, la gestion des inscriptions, speakers, planning…

2. Inscription et billetterie en ligne :

Les participants peuvent s'inscrire en toute transparence et les organisateurs peuvent gérer efficacement les données des participants.

Le module prend en charge différents types de billets, réductions et promotions, offrant une expérience de billetterie sans tracas tant pour les organisateurs que pour les participants. Vous pouvez paramétrer différents niveaux de billets (gratuits ou payants). Après chaque inscription, un message automatique est envoyé au participant soit par mail ou sms avec son badge de participation. Le badge est généré automatiquement avec un Code barre qui sera Flashé à l’entrée de la salle afin de confirmer la présence du participant.

3. Outils marketing pour la promotion de l’événement :

Un événement réussi est celui qui attire un public important. Odoo Event comprend de puissants outils promotionnels, s'intégrant aux plateformes de marketing par e-mail et de médias sociaux. Cela garantit que les organisateurs peuvent commercialiser efficacement leurs événements, automatiser la communication et maximiser la fréquentation grâce à des promotions ciblées avec des automatisation (emails, sms).

4. Gestion transparente des participants :

La gestion des participants est un jeu d'enfant avec Odoo Event. Le module permet aux organisateurs de suivre les détails, les préférences et l'historique des participants. Les inscriptions de groupe, la communication personnalisée et les processus d'enregistrement efficaces contribuent à une expérience fluide et engageante pour les organisateurs et les participants.

5. Checking à l’entrée avec un lecteur Code barre :

Après leur inscription, les participants reçoivent automatiquement un badge personnalisé comportant un code barre. Une fois devant la salle de l’événement, les équipes vont valider la présence du participant avec leur app Odoo afin de vérifier l’identité et confirmer la présence. Plus besoin de remplir manuellement des fichiers devant les salles. Tout est digitalisé et synchronisé.

6. Gestion dynamique des conférenciers et de l’agenda :

Pour les conférences et séminaires, Odoo Event fournit des outils robustes pour gérer les conférenciers et les agendas.

Les organisateurs peuvent planifier des sessions, attribuer des conférenciers et créer des ordres du jour détaillés pour les participants. Cette fonctionnalité garantit que les événements soient  structurés, engageants pour les  participants.

7. Analyses statistiques détaillées de l’événement :

La véritable puissance d'Odoo Event se dévoile après l'événement grâce à ses outils d'analyse avancés. Les organisateurs peuvent générer des rapports complets sur la participation, les revenus et les commentaires des participants. Cette approche basée sur les données permet aux entreprises d'évaluer le succès de leurs événements, d'identifier les domaines à améliorer et d'affiner leurs stratégies pour leurs projets futurs.

8. Intégration aux CRM pour une expérience unifiée :

Odoo Event s'intègre parfaitement aux autres modules Odoo, tels que CRM, Ventes et Marketing.

Cette intégration cohérente garantit un flux de données unifié, éliminant les redondances et offrant une vue globale des interactions de l'organisation avec les participants. Dans cette partie, vous pouvez activer une fonctionnalité de génération de lead afin d’attribuer automatiquement des participants (prospects) à votre équipe commerciale selon des critères spécifiques.

Le module Odoo Event apparaît comme un révolutionnaire dans le domaine de la gestion d'événements.

Son interface conviviale, ses puissants outils marketing et ses analyses complètes en font une solution incontournable pour les entreprises de toutes tailles.

En combinant efficacité et innovation, Odoo Event permet aux organisations non seulement d'organiser des événements réussis, mais également d'améliorer l'expérience globale des participants.